Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – co musi zawierać?

Procedura zakupu mieszkania jest żmudna, czasochłonna oraz stresująca. Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego jest jedną z ostatnich czynności, jakie musimy wykonać, żeby zwieńczyć dzieło. Mimo ogólnego zmęczenia i zbliżającej się wielkimi krokami finalizacji transakcji, trzeba znaleźć w sobie jeszcze trochę koncentracji, żeby rzetelnie i fachowo sporządzić omawiany dokument. Zaniedbania w tej materii mogą przysporzyć nam niepotrzebnych kłopotów prawnych bądź finansowych.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

Protokół zdawczo-odbiorczy jest dokumentem potwierdzającym przekazanie nieruchomości po podpisaniu umowy. Znajdują się w nim ogólne i szczegółowe informacje na temat stanu technicznego mieszkania lub domu w konkretnym czasie. Umieszcza się w nim listę przedmiotów składających się na wyposażenie lokalu, aktualny stan liczników oraz ewentualne usterki.

Sporządzenie protokołu powinno być poprzedzone dokładnym sprawdzeniem lokalu, którego dotyczy dokument, ponieważ może być on podstawą prawną do ewentualnych roszczeń którejś ze stron. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której kupujemy mieszkanie lub dom bezpośrednio od dewelopera. Wówczas na rekonesans warto udać się ze specjalistą, który będzie w stanie ocenić i ogólny stan techniczny lokalu, i jego zgodność z projektem budowlanym.

Protokół zdawczo-odbiorczy — dla kogo?

Generalnie protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się przy:

• odbiorze technicznym mieszkania z rynku pierwotnego;
• kupnie-sprzedaży lokalu z rynku wtórnego;
• wydawaniu nieruchomości najemcom;
• odbieraniu nieruchomości od najemców;
• odbieraniu nieruchomości po remoncie.

Wydawać by się mogło, że rzetelne spisanie protokołu jest ważne głównie w dwóch pierwszych sytuacjach, jednak również w kontekście najmu jest to kluczowy dokument. Protokół jako załącznik do umowy zawartej między najemcą i wynajmującym stanowi bowiem podstawę dla rozstrzygnięcia licznych sporów pomiędzy nimi, bez konieczności przenoszenia ich na drogę sądową, co nigdy nie jest pożądane i najczęściej przeciąga się w czasie.

Kiedy sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy?

Jeśli chodzi o protokół zdawczo-odbiorczy przy zakupie mieszkania od dewelopera, to najlepiej połączyć podpisanie go z przekazaniem kluczy. Zyskamy wówczas gwarancję, że w lokalu nie zostaną wprowadzone już żadne zmiany i nie zostaną zużyte media, co mogłoby narazić nas na dodatkowe koszty. Protokół można spisać wcześniej, ale dla kupującego to dość ryzykowne.

Również w przypadku zakupu mieszkania na rynku wtórnym oraz przy najmie najlepiej sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy w chwili, w której ostatecznie przekazujemy lokal drugiej stronie. W ten sposób można uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji i bezpodstawnych roszczeń.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy powinien mieć określoną formę oraz treść, chociaż nie ma sztywnych przepisów regulujących tę kwestię. Wśród elementów, jakie należy w nim zawrzeć, znajdują się:

• data i miejsce spisania dokumentu;
• dokładny adres nieruchomości, której dotyczy;
• dane imienne obu stron;
• aktualne dane kontaktowe;
• aktualny stan oraz numery liczników wszystkich mediów (zimna i ciepła woda, energia elektryczna, gaz);
• zapis potwierdzający, że nastąpiło przekazanie kluczy do lokalu i innych pomieszczeń przynależących do nieruchomości (garaż, piwnica, skrzynka na listy, brama wjazdowa do osiedla, itd.) wraz z liczbą przekazanych kompletów;
• spis przedmiotów stanowiących wyposażenie lokalu;
• stan techniczny lokalu i wyposażenia;
• informacje o potencjalnych uszkodzeniach, itd.;
• w przypadku zakupu nieruchomości od dewelopera – wszystkie wykryte wady, usterki i niedoróbki;
• dodatkowe informacje, np. kod do domofonu;
• dokumentacja fotograficzna;
• podpisy wszystkich stron biorących udział w transakcji.

Jakie wyposażenie mieszkania uwzględnić w protokole zdawczo-odbiorczym?

W protokole warto uwzględnić praktycznie wszystkie przedmioty, które pozostają w lokalu, zarówno elementy stałe, czyli trwale przytwierdzone, jak i mienie ruchome. Z pewnością, powinny się tam znaleźć wszystkie meble (również będące w zabudowie) czy urządzenia RTV i AGD, a także mniejsze przedmioty, jak odkurzacz, lustra, żyrandole, naczynia czy suszarka do prania. Ważne jest, żeby precyzyjnie opisać stan techniczny mienia, zwłaszcza jeśli jest ono w jakiś sposób uszkodzone.

Szczególnie w przypadku nieruchomości przeznaczonej na wynajem lista znajdujących się tam przedmiotów będzie długa, ale warto poświęcić czas na jej sporządzenie, żeby uniknąć nieporozumień czy też żeby nie narazić się straty finansowe.

Protokół zdawczo-odbiorczy — czy można dołączyć fotografie?

Dołączenie zdjęć do protokołu zdawczo-odbiorczego jest nie tyle możliwe, co nawet wskazane. Dotyczy to szczególnie lokali i sprzętów, które nie są w stanie idealnym. Opis w stylu „zarysowana szafa” czy „poplamiona ściana” może okazać się niewystarczający, żeby później udowodnić, że tego typu zniszczenia się nie powiększyły. Mało tego, właściciel, który wynajmuje mieszkania na rok albo kilka lat, zwyczajnie może zapomnieć, w jakim stanie znajdowały się poszczególne elementy wyposażenia czy nawet wnętrza.

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania

Protokoły zdawczo-odbiorcze potrafią różnić się co do formy, a różnice wynikają z ich przeznaczenia – nieco inaczej brzmi dokument sporządzony na potrzeby najmu, niż na potrzeby sprzedaży nieruchomości.

Protokół zdawczo-odbiorczy przed rozpoczęciem najmu

Protokół zdawczo-odbiorczy przed rozpoczęciem umowy najmu zaczyna się od mniej więcej takich słów „Wynajmujący przekazuje a najemca przyjmuje…”. Później podane są informacje o umowie najmu oraz samej nieruchomości. W dalszej kolejności opisany jest stan techniczny lokalu, wyposażenie oraz stan liczników na dzień podpisania dokumentu. Protokół zawiera też informacje o przekazaniu kluczy oraz ewentualnie dodatkowe zapisy (uwagi). Na końcu znajduje się informacja, że dokument został sporządzony w dwóch jednobrzmiących kopiach oraz podpisy każdej ze stron.

Protokół zdawczo-odbiorczy po zakończeniu najmu

Protokół po zakończeniu najmu wygląda bardzo podobnie. Różni się właściwie tylko datą oraz wstępem, który brzmi mniej więcej tak: „Najemca przekazuje, a wynajmujący przejmuje” – następuje odwrócenie ról.

Protokół zdawczo-odbiorczy przekazania lokalu mieszkalnego

Protokół zdawczo-odbiorczy przy sprzedaży mieszkania zazwyczaj jest bardziej szczegółowy i dłuższy. Najpierw znajduje się tam odsyłacz do umowy kupna-sprzedaży, przy okazji której protokół został sporządzony, później dane stron oraz szczegółowy opis nieruchomości oraz jej stanu technicznego, przekazane klucze, itd.. Standardowo na końcu umieszcza się informacje o liczbie kopii oraz podpisy.

Protokół zdawczo-odbiorczy a ubezpieczenie nieruchomości

Można powiedzieć, że w wielu przypadkach protokół zdawczo-odbiorczy spełnia podobną funkcję, co polisa mieszkania, ponieważ stanowi finansowe zabezpieczenie mienia. Przykładowo, kiedy wynajmujemy mieszkanie osobom trzecim, to przekazujemy im w użytkowanie nieruchomość o konkretnej wartości. Jeśli dojdzie do dewastacji albo po prostu drobnych uszkodzeń, protokół zdawczo-odbiorczy będzie podstawą prawną do naszych roszczeń finansowych, dzięki czemu powinniśmy odzyskać utracone pieniądze. Nie zapominajmy jednak, że protokół chroni nas tylko przez zniszczeniami spowodowanymi przez lokatorów, a polisa mieszkaniowa może zapewnić nam zdecydowanie szerszą ochronę.

Oczywiście, protokół stanowi zabezpieczenie dla obu stron umowy, zarówno w przypadku sprzedaży nieruchomości, jak i najmu.

Przy zakupie polisy mieszkaniowej podobnie jak samego mieszkania istotna jest prawidłowa dokumentacja. Ochrona z polisy przyda się w razie pożaru, zalania czy kradzieży i kosztuje niewiele, co sprawdzisz w naszym kalkulatorze polis mieszkaniowych.W 3 minuty porównasz ceny 18 towarzystw w 1 miejscu i znajdziesz najkorzystniejszą ofertę dla Twojej nieruchomości.